原稿を送った後で、現場担当者、上司、広報から別々に修正が届く。直したはずの表現が、別の確認者から元に戻される。導入事例の公開が進まないときは、文章そのものより、確認の進め方を見直した方がよい場合があります。
誰が何を確認し、誰の返答をもって掲載へ進むのか。原稿ができる前に役割と順番を決め、修正が行き違わないようにしておきましょう。修正を集める窓口と、公開を判断する人が同じとは限らないため、それぞれの役割を確かめます。
取材前に、確認者と掲載判断の窓口を聞いておく
取材に参加した方が、社名や写真の掲載まで判断できるとは限りません。広報、部門責任者など、先方で必要な確認者を聞き、原稿を誰に、どの順番で確認してもらうかを相談します。
自社側も、営業、製品担当、制作担当がそれぞれ確認する内容を分けておきます。全員に「全体を確認してください」と送るだけでは、製品仕様は誰かが確認したはず、という思い込みで見落とすおそれがあります。
| 確認する人の例 | 主に確認する内容 |
|---|---|
| 取材先の実務担当者 | 業務の説明、導入の経緯、発言の意味、数値の前提 |
| 取材先の広報・管理担当者 | 社名、肩書、写真、ロゴ、公開できる情報と利用先 |
| 自社の製品・サービス担当者 | 機能の説明、提供範囲、製品名や仕様の表記 |
| 自社の営業担当者 | 商談や導入時の経緯、顧客との合意内容 |
| 制作・編集の担当者 | 文章のつながり、表記、図版、修正による意味の変化 |
この表は役割分担の例です。先方の規程や案件の内容によって必要な確認は変わるため、全案件に同じ人数を当てはめる必要はありません。最終的な掲載可否を誰が取りまとめて返答するかまで、窓口と相談してください。
制作会社に確認対応も頼む場合は、取材先への連絡や修正の集約、最終版の掲載了承を得る作業を、自社と制作会社のどちらが担当するか決めます。依頼する範囲を考える際は、導入事例制作会社の実績と確認ポイントも参考になります。
自社確認を済ませてから、取材先へ送る
製品名や機能の説明が未確認の原稿を先方に送ると、その後の自社修正で再確認が必要になります。まず自社で、伝えたい内容がまとまっているか、製品説明は正しいか、取材記録と食い違っていないかを確認します。自社で直せる部分を整えてから、取材先へ送りましょう。
一方、数値の前提や、発言の細かな意味など、取材先に聞かなければ確定できない情報もあります。その場合は未確認の箇所を示し、「この数字は月平均でしょうか」「この表現で意図に合っていますか」と、確認したいことを添えます。
分からない情報を推測で埋めてから確認してもらうと、見落とされたまま残る可能性があります。確認したい点は本文に紛れ込ませず、コメントなどで示します。回答を原稿に反映し、未確認事項が解消したかを確かめてから、最終版の掲載承認を依頼します。
本文だけでなく、見出し・写真・利用先も見せる
本文に問題がなくても、見出しで成果を強く言い切っていたり、図の注記が抜けていたりすれば、記事全体の意味は変わります。確認用の資料には、タイトル、リード文、本文、図版、写真、キャプションを含めてください。
WebとPDFでレイアウトや文章が変わるなら、それぞれの掲載案を見せます。写真やロゴが未確定の場合は、後から確認する項目として残し、本文への了承と混同しないようにします。
確認依頼には、返してほしい内容を具体的に書く
「ご確認をお願いします」だけでは、誤字を見るのか、掲載可否まで判断するのかが分かりません。確認してほしい点、修正を返す方法、希望する返答日を記載します。
たとえば、依頼メールには「業務内容や発言の意味に違いがないか」「社名・氏名・肩書・写真を掲載してよいか」「Web記事と営業用PDFでの利用に支障がないか」を書きます。広報確認が必要なら、その確認も含めて返答をお願いする旨を添えます。項目の整理には、事実関係・表現・公開範囲を分けたビズログの導入事例制作ガイドの確認例も参考になります。
期限は、相手が社内で確認できる日程を相談して決めます。返答が遅れた場合に、無回答を承認と扱う進め方は避けてください。確認の状況を聞き、公開予定を調整する方が、了承の有無を曖昧にせずに済みます。
修正は一つの窓口に集め、意見の違いを見えるようにする
先方からの修正は、窓口の方に取りまとめてもらえるか相談します。複数の確認者が直接コメントする場合も、意見が割れた箇所を誰が調整するか決めておきましょう。「この説明を残したい」「社内情報なので削除したい」と意見が分かれたら、制作側だけで選ばず、窓口を通じて先方の判断を確認します。
修正内容がまとまったら、事実の訂正なのか、公開範囲や言い回しの問題なのかを確認します。たとえば「大幅に改善」を弱めたいという指摘が来たとき、改善幅を確かめられないのか、社内の表現規程に合わないのかで、直し方は変わります。
改善幅の裏づけがないなら、確認できた変化だけを書く必要があります。表現規程が理由なら、どの言い回しが使えるかを先方に確認します。数値そのものを公開できない場合は、導入前後の作業の違いなど、別の形で説明できるかを相談しましょう。代わりに載せる内容も、取材先に確認した事実に限ります。
修正版には、変更した場所と残っている確認事項を添える
修正版を送るときは、版番号や日付で原稿を区別し、変更した箇所を示します。「修正しました」だけでは、前に確認した部分まで読み直す必要があるのか分かりません。
たとえば、「第2版では部署名を訂正し、成果の数値に集計期間を追記しました。写真の掲載可否のみ未確認です」と説明します。未確認事項がなくなったら、変更履歴を残した確認用の原稿とは別に、実際の掲載内容だけを示した最終版を用意します。この最終版を、掲載承認の対象にします。
修正のたびに全員へ同じ確認を求めるかは、変更の内容で判断します。ただし、発言の意味、成果、掲載写真などが変わった場合は、関係する方に改めて確認してもらい、その変更を含む最終版として了承を得ましょう。
最終承認は、対象の版と利用先をそろえて残す
「問題ありません」という返信が、本文だけへの返答なのか、写真やPDFも含めた了承なのか分からない場合は、確認し直します。メールには、対象ファイルや確認用URL、版番号、掲載先・利用用途を記載し、その内容で公開・配布してよいかを明確に尋ねてください。
取材先の社内で必要な確認を終えたことと、掲載への了承が分かる返答を保存します。承認の記録と、実際に掲載するファイルを対応づけておくと、後日修正する場合も何が承認されていたかを確かめられます。
承認後にタイトルを変えたり、コメントを短く抜き出したりした場合は、以前の了承の範囲で扱えるかを確認します。最終版を確定した後の変更も、確認の対象から外さないようにします。
公開直前は、承認済みの内容が正しく載っているかを見る
了承済みの原稿でも、Webへの入力時に誤字が入る、古い写真が残る、PDFが別の版になるといった問題は起こり得ます。公開直前には、掲載画面と承認済みの最終版を照合してください。
社名・氏名・肩書、数値の注記、写真とキャプションの対応、PDFの内容、リンク先まで確認します。公開前のプレビューや配布するPDFを開き、原稿上で直した内容が反映されているかを最後に確かめましょう。
制作会社に修正を依頼するときの確認
発注・公開前の確認事項では、制作会社に原稿の修正を依頼するときの伝え方も紹介しています。
