導入事例の制作を外注するとき、何を伝えれば見積もりや企画を進めてもらえるのでしょうか。このページでは、制作会社へ渡す依頼内容を、記入例とともにまとめています。
取材や執筆まで依頼する場合、質問案や記事の構成は制作会社に提案してもらえます。企業の担当者が先に整理したいのは、事例を使う目的、取材先の状況、任せたい範囲です。決まっていない項目は、相談事項として伝えれば構いません。
社内で先にそろえておきたいこと
最初に、営業やマーケティングの担当者と「誰に、どの場面で読んでもらう事例か」を相談します。初回商談で製品を紹介したいのか、比較検討中のお客様に導入の不安を解消してもらいたいのかによって、取り上げる企業や話題が変わります。
例えば「製造業向けの事例を増やしたい」に加え、「複数拠点で使えるかを商談でよく聞かれるので、拠点ごとの運用と導入時の準備を伝えたい」と添えます。制作会社は、その目的を踏まえて取材テーマを提案できます。
取材先候補がある場合は、担当営業に協力の見込みを確かめます。候補選びから頼みたい場合は、その作業を含めて相談してください。取材への了承と、社名・写真・成果数値などの公開許可は別々に確認が必要です。
制作会社へ渡す依頼内容の記入例
以下は、在庫共有システムの導入事例を制作する場合の架空の例です。実際の依頼では、見出しごとコピーして自社の条件に置き換えられます。企画書を一から作る必要はありません。
導入事例の制作についてのご相談
1．読者と利用場面
複数の倉庫を持つ卸売企業の営業責任者に読んでもらいたい事例です。比較検討中の商談で、在庫確認の運用や導入準備を説明するために使います。自社Webサイトにも掲載する予定です。
2．取り上げたい製品と、確かめたい話
製品は在庫共有システムです。営業担当からは「倉庫への電話確認が減った」と聞いていますが、件数や削減時間は未確認です。導入前後の確認手順、電話確認が残る場面、使い始めの準備を取材で確かめたいと考えています。
3．取材先と協力の状況
候補は導入済みのお客様1社です。担当営業が取材への協力を打診し、前向きなお返事をいただいています。取材を受ける方、社名・写真の掲載、公開できる数値はこれから相談します。
4．依頼したい作業と納品物
事前打ち合わせ、質問案、インタビュー、執筆、修正までをお願いします。本文は2,500〜3,000字程度を想定していますが、適切な分量をご提案ください。Word原稿の見積もりに加え、A4・2ページのPDFと写真撮影を付けた場合も知りたいです。Webサイトへの入稿は自社で行います。
5．取材方法・希望時期・予算
取材先は東京都内です。訪問取材を希望し、難しい場合はオンラインを相談したいです。公開希望は相談開始から2か月後。予算は税抜30万円程度で、初回のデザイン費や交通費も含めた総額を確認したいと考えています。
6．連絡窓口と原稿確認
自社の窓口はマーケティング担当です。お客様への最初の連絡は担当営業が行います。その後の日程調整や原稿確認の連絡をどこまでお願いできるか、相談したいです。原稿は自社の営業・製品担当と、取材先の担当者・広報が確認する予定です。
7．共有できる資料と制約
製品資料と既存の導入事例を共有できます。お客様の取引先名や個別の在庫数は掲載しません。画面画像や倉庫内の撮影は、お客様の了承を得てから手配します。
予算や文字数は、この例に合わせる必要はありません。「予算は未定なので、原稿のみとPDF付きで比較したい」「公開時期を相談したい」といった伝え方でも大丈夫です。公開日が決まっている場合は、原稿確認に必要な期間も見込んで相談します。
自社と制作会社の役割を決める
インタビューや執筆を含むプランでも、取材先への連絡や掲載承認まで任せられるとは限りません。依頼前に次の分担を確認しておくと、取材が決まってから担当を探す手間を減らせます。
| 作業 | 企業担当者が用意・確認すること | 制作会社に相談すること |
|---|---|---|
| 企画・取材先選び | 読者、利用場面、顧客との関係、候補企業の状況を共有する。 | テーマの提案、候補の比較、取材する相手の選定をどこまで頼めるか。 |
| 取材の準備と当日の進行 | 製品資料や商談で聞かれる疑問を渡し、質問案に事実誤認や聞き漏らしがないかを見る。 | 質問案の作成、日程調整、取材進行、撮影、録音の扱い。 |
| 執筆・修正 | 製品の説明や数値の条件を確認し、社内の修正意見をまとめる。 | 構成・執筆、追加確認、取材先からの修正への対応範囲。 |
| 掲載承認・公開 | 社内と取材先の承認者、掲載先、利用してよい写真や表記を確認する。 | 承認依頼の連絡、PDFの制作、Web入稿まで含むか。 |
取材に同席する場合も、企業担当者が質問を進める必要はありません。製品の説明を補う場面や、取材先への配慮が必要な話題を事前に制作会社へ伝えておきます。当日の進め方は担当者同士で打ち合わせてください。
発注前と、原稿が届いた後の確認
発注前は、納品物と追加費用を確かめる
見積もりでは、原稿・撮影・PDF制作のうち、依頼したい作業が含まれているかを確認します。初回のテンプレート費用、交通費、修正回数、納品データの形式も見てください。制作会社の公開料金調査では、各社の料金と作業範囲を並べています。
原稿確認は、事実と掲載の可否を中心に
制作会社から原稿が届いたら、製品名や役職、業務の説明、数値の対象期間などを確認します。取材先には、発言の意図が変わっていないか、公表できない内容が混ざっていないかも見てもらいます。
修正を頼むときは、直したい箇所に理由を添えます。例えば「導入後の数値は全社の実績ではなく、対象の2拠点だけの集計です」。背景が伝われば、制作会社が周辺の表現も調整できます。社内の意見は窓口で整理し、取材先の了承を得た後に意味が変わる修正をした場合は、再確認してください。
取材先への最初のお願いは取材依頼メールの文例、確認者や締切の決め方は原稿確認・承認の進め方をご覧ください。